Ausländische Gäste im Unternehmen empfangen – So machen Sie eine gute Figur

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21.02.2018 von Walter Brandl Interkulturelle Kompetenz

Eine Delegation ausländischer Gäste hat ihren Besuch angekündigt und soll an diesem Tag unter anderem auch durch das Unternehmen geführt werden? Keine Frage: Hierbei ist Fingerspitzengefühl gefragt. Denn zu den sprachlichen Barrieren gesellen sich schnell auch interkulturelle Fettnäpfchen, die unter Umständen für eine angespannte Stimmung sorgen können. Wie Sie es schaffen, diesen auszuweichen und beim Rundgang eine gute Figur zu machen, verrät Ihnen dieser Beitrag.

Kulturelle Besonderheiten im Vorfeld recherchieren

Gastfreundschaft spielt in nahezu jeder Kultur eine zentrale Rolle – wird aber auch überall auf der Welt anders definiert und interpretiert. Genau hierin liegt die große Schwierigkeit, denn nicht alles, was in unseren Breitengraden als höflich und angemessen verstanden wird, wird automatisch auch bei den ausländischen Gästen gut ankommen.

Damit Sie nicht gleich zu Beginn in eine unangenehme Situation hineinschlittern, ist es unverzichtbar, sich vor dem Besuch über kulturelle Besonderheiten zu informieren und das neu erlangte Wissen zu verinnerlichen. Recherchieren Sie unter anderem:

  • Wie definiert man Gastfreundschaft in Land XY?
  • Welche No-Gos muss man im Umgang mit Menschen aus Land XY unbedingt kennen?
  • Was wird in Land XY als unhöflich verstanden?
  • Wie sagt man in Sprache XY „Schön, dass Sie gekommen sind“?

Antworten auf diese und weitere Fragen sind Ihnen dabei behilflich, einen souveränen, respektvollen und vor allem höflichen Auftritt hinzulegen, ohne dabei in irgendwelche interkulturellen Fallen zu tappen. Natürlich können Sie nicht jedes Fettnäpfchen im Vorfeld aus dem Weg räumen, doch hilft eine entsprechende Vorbereitung dabei, das Risiko, in eines zu treten, zu minimieren.

Wer sind Ihre Besucher?

Wenn Sie einmal am Recherchieren sind, empfiehlt es sich, nicht nur möglichst viel über die Kultur der Gäste herauszufinden, sondern auch über die Gäste selbst. Wer gehört alles zu Delegation? Wie alt ist jeder einzelne? Welche berufliche Position haben sie inne? Woher stammen sie? Informationen wie diese helfen Ihnen dabei, sich perfekt auf den Auslandsbesuch vorzubereiten und Ihr geplantes Programm entsprechend anzupassen.

Wenn die Gäste beispielsweise schon häufiger in Deutschland waren, können Sie mit einer größeren Akzeptanz der hiesigen Gepflogenheiten rechnen; sind sie hingegen zum ersten Mal hier, ist etwas mehr Behutsamkeit gefragt.

Die richtige Begrüßung: Das Fundament einer interkulturellen Begegnung

Wer ausländische Gäste im Unternehmen empfängt und ihnen von Anfang an gastfreundlich und mit Respekt begegnen will, kann natürlich die Begrüßung an die Kultur der Besucher anpassen. Doch Vorsicht: Was gut gemeint ist und in aller Regel auch positiv bei den Gästen ankommt, kann im schlimmsten Fall auch im Debakel enden. Wenn Sie bei der Begrüßung interkulturelle Experimente wagen wollen, sollten Sie vor allem sprachlich, aber auch im Hinblick auf entsprechende Gesten fest im Sattel sitzen.

Ein kleiner Hinweis am Rande: Nicht überall auf der Welt begrüßt man sich mit einem Handschlag oder einer Umarmung.

Internationale Smalltalk-Regeln: Was kommt gut an und was nicht?

Beim Empfang der ausländischen Gäste im Unternehmen sollten Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen. Lassen Sie es lieber etwas ruhiger angehen und sorgen Sie bei Häppchen (Achtung, sehr viele Stolperfallen!) und Getränken dafür, dass sich alle in entspannter Atmosphäre kennenlernen können. Ein unverzichtbarer Bestandteil eines solchen Empfangs: Smalltalk.

Wie Sie sich vielleicht schon denken können, gibt es auch hier einiges zu beachten – immerhin wird in jeder Kultur anders geplaudert. Während es der Chinese meist kurz und bündig mag, verfällt so manch ein Franzose gern auch mal in ausschweifende Gespräche.

Was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten, sind länderspezifische Stereotype: Alle Italiener sind Mitglieder der Mafia, als US-Amerikaner ist man ein Waffen-Narr und jeder Chinese kann gut Tischtennis spielen? Solche Verallgemeinerungen stoßen in den seltensten Fällen auf Begeisterung. Sie entsprechen in etwa der Annahme, dass alle Deutschen Lederhosen tragen und Unmengen an Bier vertilgen können.

Ein weiteres No-Go für internationalen Smalltalk sind eventuelle Missstände in dem Land, aus dem Ihre Gäste stammen. Eine russische Delegation auf den Doping-Skandal im Leistungssport ansprechen oder einen Türken fragen, was er zu Erdogans Politik sagt? Denkbar schlechte Gesprächsthemen, die Sie unbedingt meiden sollten. Wenn Sie beim Smalltalk mit ausländischen Geschäftspartnern auf Nummer Sicher gehen wollen, dann greifen Sie auf diese Themen zurück:

  • Essen (gern regional-spezifische Spezialitäten)
  • Die Anreise der Gäste
  • Das Wetter und seine Eigenarten
  • sportliche Ereignisse, zum Beispiel die Fußball-Weltmeisterschaft oder Olympische (Winter-)Spiele

Eine Führung durchs Unternehmen: Vorbereitung ist die halbe Miete

Der Mitarbeiter, der die ausländische Delegation durchs Unternehmen führt, sollte sich auf diese Aufgabe umfassend und gewissenhaft vorbereiten. Hier ist ein Fremdsprachen-Profi gefragt, der nicht nur die entsprechenden Vokabeln beherrscht, sondern auch frei sprechen und (zur Not) improvisieren kann. Denn so gut eine Führung auch einstudiert ist, es können immer unvorhersehbare Dinge passieren oder Fragen gestellt werden, auf die der Mitarbeiter nicht vorbereitet war. Um dennoch eine gute Figur zu machen, ist ein entsprechendes Sprach-Niveau unverzichtbar.

So bereiten Sie sich auf die Führung der ausländischen Gäste durch das Unternehmen vor:

  • Planen Sie eine Route durch das Gebäude und markieren Sie regelmäßige Stops
  • Überlegen Sie sich, was Sie zu welchen Stationen sagen können
  • Recherchieren Sie entsprechende Fach-Vokabeln und prägen Sie sich diese ein
  • Fragen Sie Mitarbeiter, ob sie Sie in ihrer Abteilung unterstützen können (das sorgt für Abwechslung)
  • Definieren Sie einen zeitlichen Rahmen (die Führung sollte nicht zu lang dauern)
  • Bedenken Sie, dass die Delegation meist nicht branchenfremd ist und Sie auf detailreiche Erklärungen häufig verzichten können

Wichtig
Der Mitarbeiter, der die Gäste durchs Unternehmen führt, muss nicht nur Fremdsprachenkenntnisse, sondern unbedingt auch interkulturelle Kompetenz besitzen. Warum sich diese beiden Komponenten so gut ergänzen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag in unserem Sprachenmagazin.

Eine ausländische Delegation im Unternehmen empfangen ist stets eine heikle Angelegenheit, die viele Stolpersteine und Fettnäpfchen mit sich bringt. Wer hier alles dem Zufall überlässt, läuft schnell Gefahr, die geschäftlichen Beziehungen zu ruinieren. Besser: Bereiten Sie sich umfassend auf den Besuch vor und bringen Sie in Erfahrung, auf welche kulturellen Besonderheiten man achten muss. Auch auf der sprachlichen Ebene sollte es natürlich keine Probleme geben. Hier gilt ebenfalls: Vorbereitung ist die halbe Miete.

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